Когато резервирате забавленията си, помислете за вашите гости, естеството на вашето събитие и вашия бюджет. Можете да резервирате опции за забавление като музиканти, танцьори, говорители и комици. Проучете видовете представления и артисти, които работят за вашето събитие. Свържете се с артиста и договорете логистиката. С малко планиране можете да направите следващото си събитие едно незабравимо!
Стъпки
Част 1 от 3: Избор на забавление
Стъпка 1. Проучете общите си разходи за събития и задайте бюджет за забавления
Може би вече имате предвид бюджет, но се опитайте да разберете колко можете да отделите за забавление. Не забравяйте да включите други разходи, като храна, декорации и подаръци, и вижте какво ви остава в бюджета.
Стъпка 2. Резервирайте предварително, за да осигурите най -добрите си избори
Помислете за възможностите си за забавление много преди вашето събитие и планирайте да резервирате забавленията си по -рано. Артистите често са много заети и могат да резервират месеци предварително.
Не е нужно да бързате с решение, но погледнете в календарите на изпълнителите, за да добиете представа за тяхната наличност. Можете да разгледате предстоящите им събития на техния уебсайт
Стъпка 3. Изберете вашия тип изпълнение
Можете да избирате различни опции за изпълнение, като музикант, танцьор или говорител. Вземете решението си въз основа на вашите гости и стила на събитието. Помислете за възрастта, произхода и културата на вашите гости. Помислете за вашите развлекателни нужди за събитието и изберете тип изпълнение, което да пасне добре на вашето събитие.
- Искате ли музикант, като група, акустичен певец или диджей? Или търсите танцов спектакъл или комедия?
- Партито за детски рожден ден или дипломиране ли е? Или това е бебешки душ?
- Можете да проявите креативност и да резервирате по -рядко срещани забавления, като изпълнители на огън, хулахуп или вентрилоквисти.
ЕКСПЕРТЕН СЪВЕТ
Stefanie Chu-Leong
Owner & Senior Event Planner, Stellify Events Stefanie Chu-Leong is the Owner and Senior Event Planner for Stellify Events, an event management business based in the San Francisco Bay Area and California Central Valley. Stefanie has over 15 years of event planning experience and specializes in large-scale events and special occasions. She has a BA in Marketing from San Francisco State University.
Stefanie Chu-Leong
Owner & Senior Event Planner, Stellify Events
Our Expert Agrees:
When you're choosing an entertainer for your event, think about the types of things you don't want. For instance, if you hate heavy metal or you don't want a band that plays pop covers, that can help you narrow down your list quickly.
Стъпка 4. Вземете решение за жанра и стила
Може би искате да резервирате танцьор, но има няколко танцови стила, от които можете да избирате. Искате ли балет, чешма или коремна танцьорка? Помислете какъв специфичен стил на музика, комедия или лекция бихте искали да бъдете домакин. Това ще ви помогне да стесните търсенето си.
Стъпка 5. Проучете най -добрите си избори за артисти
След като имате представа за жанр или стил, отидете онлайн и потърсете изпълнители, които отговарят на вашите критерии. Потърсете някой с опит и който има няколко солидни препратки и отзиви.
Опитайте се да разберете подробности като опит, ниво на опит, обучение или образование
Стъпка 6. Гледайте изпълнения на живо, лично или чрез видеозаписи
Видеоклипове в Google на артисти, които искате да резервирате. Потърсете музикални видеоклипове или записи на изпълнения на живо. Гледайте представления, за да добиете представа какво да очаквате. Ще бъде ли това подходящо за вашето събитие?
Обърнете внимание как тълпата реагира на музиката или изпълнението. Забавляват ли се всички? Артистът добре ли се държи? Отговарянето на въпроси като този може да ви помогне да подредите потенциалните артисти
Част 2 от 3: Разбиране на логистиката
Стъпка 1. Свържете се директно с артист
Проверете уебсайта им, за да потърсите информация за резервации. Някои може да имат телефонен номер за обаждане или формуляр за контакт, който да попълнят. Споменете мястото и датата на събитието. Включете подробности като естеството на събитието и всички очаквания, които може да имате. Бъдете лаконични и приятелски настроени.
Възможно е да не се свържете директно с изпълнителя и това е добре. Говорете с техния мениджър или агент за вашето събитие
Стъпка 2. Използвайте агент за таланти или развлекателна агенция, ако желаете
Работата на агента за таланти е да сдвоява изпълнители с клиенти за събития на живо. Развлекателните агенции са компании, фокусирани върху предоставянето на развлечения за събития. Можете да търсите или компании, или агенти онлайн, за да ви помогне да намерите изпълнители.
- Те също могат да ви помогнат с бизнес аспектите, като например договаряне на договора и разпределяне на подробностите.
- Агентите и компаниите получават процент от всяка развлекателна сделка, така че имайте предвид това, когато подготвяте бюджета си.
- Типичното време за реакция е 3-5 дни. Последвайте с друг имейл, ако не сте получили отговор след около 5 дни.
Стъпка 3. Консултирайте се с вашето място за всякакви ограничения за събития
Независимо дали мястото ви е резервирано или все още решавате, свържете се с мястото, за да обсъдите събитието си. Някои места са по -подходящи за определени събития от други и е полезно да разгледате мястото си, преди да решите развлеченията си.
- Можете да се обадите или изпратите имейл директно на мястото или да потърсите информация на уебсайта им.
- Уверете се, че има достатъчно място за забавление, за което мислите. Помислете също дали вашето събитие ще бъде на закрито или на открито.
- Например, ако искате да резервирате диджей, те ще се нуждаят от място за настройка на аудио оборудване и маса или две. Вие също ще искате място за дансинг, а може би лазер или два! Имайте това предвид, докато търсите места или резервирате своя артист.
Стъпка 4. Поискайте консултация с вашия артист или агент по резервации
По-лесно е да надминете очакванията и да обсъдите цената лице в лице. Ако вашият артист има време и ако работи с вашия график, уговорете среща, за да преминете събитието си.
Стъпка 5. Обсъдете всички въпроси, искания и изисквания с вашия изпълнител
Можете да обсъдите лично или по телефона. Задавайте всякакви въпроси или на артиста, или на неговия мениджър, и отговаряйте с въпроси, за да изясните естеството на вашето събитие. Не забравяйте да попитате дали вашият артист има някакви конкретни изисквания.
- Ако имате някакви конкретни искания, като песни или викове, уведомете ги предварително.
- Изчистването на всички тези подробности преди събитието помага за предотвратяване на неправилно общуване и гарантира, че всички са щастливи и се забавляват.
Стъпка 6. Договорете цената на резервацията
Повечето артисти ще имат стандартна такса, която таксуват, обикновено по час. Артистът или техният агент ще ви предложат цена, а вие можете да обсъдите цената от гледна точка на вашия бюджет. Може би обсъждате как да накарате процента им да работи в рамките на вашия бюджет, като например съкращаване на времето. Или може би са коригирали тарифите въз основа на естеството на вашето събитие.
- Преговаряйте за цената с изпълнителя, като предложите ставка с 10% по -ниска от това, което те предлагат.
- Добре е да се откажете от предложената от вас сделка, ако тя не работи за вас. Просто кажете: „Това не е в моя бюджет. Извинявам се за причиненото неудобство."
Стъпка 7. Напишете и подпишете договор, ако искате официални споразумения
Вие и вашият изпълнител можете да говорите за подробности и да преговаряте по вашите споразумения, докато и двете страни не бъдат удовлетворени. След това сключете споразуменията в писмена форма, така че всички да са наясно с очакванията и размера на заплащането. Накарайте вашия артист и неговият агент или мениджър да подпишат договора и след това сами да го подпишете.
Можете също така да направите устно споразумение, ако предпочитате
Част 3 от 3: Настройка за страхотно събитие
Стъпка 1. Определете своето пространство за представяне
Изберете къде искате да представите вашето забавление. Почистете района си и настройте всякакви мебели или декорации, като вашата сцена, дансинг и звукова техника.
Можете да основавате подготовката си на всякакви други резервации и естеството на вашето събитие. Например, може би чакате поръчка за кетъринг
Стъпка 2. Уверете се, че всички гости могат да видят и чуят вашето забавление
Преди събитието тествайте мястото за изпълнение и звуковото оборудване. Проверете дали микрофонът работи и дали звукът се чува от всички ъгли на стаята. Ако имате визуално представяне, застанете на различни места в стаята, за да проверите видимостта.
Направете корекции в местоположението и звука на вашия изпълнител, ако е необходимо
Стъпка 3. Планирайте закъснения по график, за всеки случай
Дори Бродуей подготвя дублери, така че бъдете готови на всичко. Винаги трябва да очаквате неочакваното и да имате известна гъвкавост при планирането на събития. Имайте предвид някои идеи за запълване на време за 30 минути или 3 часа закъснение.
- Можете да имате резервен артист, кратко приветствие или представяне, например.
- В случай, че вашият DJ се откаже, можете да планирате да пуснете своя собствена музика. Използвайте компактдискове, приложения за мобилни телефони или компютър.
- Ако вашият комик закъснява, накарайте някой да импровизира, преди да стигне там!
