Подаването по азбучен ред е основен начин за организиране на документи, който ви позволява бързо да съхранявате, осъществявате достъп и управлявате личните и бизнес файловете си
Прилагайки азбучно подаване в живота си, вие ще гарантирате, че всички документи са защитени и лесно достъпни. Има много правила как да се подава по азбучен ред на английски, за да се запази разумна система за подаване. За щастие е лесно да започнете с нови документи и все пак не е трудна промяна, ако трябва да се реорганизирате!
Стъпки
Част 1 от 2: Подаване по азбучен ред
Стъпка 1. Решете азбучната система, която ще използвате
Дори нещо толкова привидно просто като азбучно подаване предлага няколко възможности за избор. Важно е да изберете една система и да я използвате последователно.
- Подаването по буква по буква разглежда всяка буква във всяка дума в реда на появяване, игнорирайки интервалите между думите.
- Подаване по думи на поръчки елементи въз основа на първата буква от всяка дума последователно.
- Подаването на единица за единица взема предвид всяка дума, съкращение и начално, като подрежда артикулите според тях. Обикновено се препоръчва системата единица по единица.
Стъпка 2. Групирайте елементи
След като имате всички елементи, които трябва да подадете, решете как искате да групирате файловете. Можете да изберете формат на речника, в който всички файлове са подредени по един азбучен ред, независимо от вида на файла или елементите, които съдържа. Можете също да използвате формата на енциклопедия, в който елементите са групирани по вид или предмет и след това всяка група е подредена по азбучен ред.
Ако трябва да подадете много различни видове елементи (рецепти, данъчни разписки, писма и т.н.), тогава може да бъде полезно да използвате формата на енциклопедия. Първо групирайте елементите по тип, след това подредете по азбучен ред елементите във всяка група. Дръжте групите разделени с помощта на разделители или цветно кодиране
Стъпка 3. Индексирайте вашите файлове
Индексирането е начинът да поставите всеки раздел от заглавието в правилната единица. За да индексирате елементи, преди да ги подадете, трябва да разбиете елементите на името на всеки елемент и да създадете ново име по азбучен ред, което може да се различава от стандартното име. Например:
- Да предположим, че имате следните елементи за индексиране и архивиране: статия за глухарчета, озаглавена „Нощно хранене на глухарчета“, биография на известния експерт по джуджета Джейн А. Доу и промоционална брошура за изложба от парфюк от зоопарк в Детройт.
- Биографията на Джейн А. Доу ще бъде индексирана като „Доу, Джейн А.“, тъй като фамилиите са на първо място в подаването. Тя ще бъде подадена под буквата „D.“
- Статията „Нощно хранене на Aardvarks“може да бъде индексирана както е, ако изберете групиране в стил речник. Тя може да бъде подадена под буквата „N“(за „Нощен“), като се използва това групиране.
- Като алтернатива можете да индексирате „Нощно хранене на червени птици“като „Птични птици, нощно хранене на“. Това би имало смисъл, ако използвате групиране в стил енциклопедия, а не просто подавате елементи, свързани с червени пъзели. След това артикулът ще бъде занесен под „А.“
- Рекламната брошура може да бъде индексирана като „Aardvarks, експонати (зоопарк в Детройт).“Това би имало смисъл, ако очаквате да имате няколко материала за експонати от aardvark-например, може да имате друг артикул, който да бъде индексиран като „Aardvarks, експонати (Толедо Зоологическа градина)."
- Като алтернатива промоционалната брошура може да бъде индексирана като „Детройтска зоологическа градина (изложба Aardvark).“Това може да има смисъл, ако очаквате да имате няколко елемента, свързани с зоопарка в Детройт, или ако искате да използвате групиране в стил енциклопедия, за да подавате елементи от географско местоположение.
Стъпка 4. Подредете файловете по азбучен ред според индексираното им име
Общото правило за подаване по азбучен ред е да подредите елементите в ред от A (първи) до Z (последен). Използвайте все по -конкретна информация, за да разграничавате и поръчвате отделни артикули. Например:
- След това редът на индексираните ви файлове в предишната стъпка може да бъде (в зависимост от системата, която използвате): „Doe, Jane A.“, „Detroit Zoo (Aardvark Exhibit)“и „Nocturnal Feeding of Aardvarks“ИЛИ „Aardvarks, експонати (зоопарк в Детройт), „Aardvarks, Nocturnal Feeding of“и „Doe, Jane A.“
- Файл за „Wallaby“ще дойде след файл за „Emu“. Файл за „Кенгуру“щеше да се появи между тях, а файл за „Aardvark“щеше да дойде преди един за „Мечка“и един за „Ему“. Това би ви дало следната подредба на файловете: „Aardvark“, „Bear“, „Emu“, „Kengoroo“, „Wallaby“.
- Ако след това добавите файл за „Мравояд“, той ще дойде след всички файлове за „Aardvark“. Тъй като и двете започват с буквата „А“, трябва да разгледате втората буква на всяка дума (съответно „N“и „A“), за да определите реда и след това да подредите файлове въз основа на това. Новата поръчка ще бъде: „Aardvark“, „Anteater“, „Bear“, „Emu“, „Kengoroo“, „Wallaby“.
Стъпка 5. Маркирайте файловите си папки
За да улесните намирането на елементи, маркирайте всяка файлова папка с правилното индексирано име на елемента (ите), който съдържа. Това също ще улесни въвеждането на нови файлове в правилния ред.
- Поставете елементи в определената за тях папка.
- Може също да ви бъде полезно да оцветявате файловете си, за да подобрите използваемостта. Например, ако използвате групиране в стил енциклопедия, дайте на всяка група отделен цвят и маркирайте всеки елемент/файл във всяка група със съответния цвят.
Стъпка 6. Документирайте системата за индексиране и картотекиране
Бъдете съгласувани с вашата система за индексиране и картотекиране, каквато и да е тя. Уверете се, че всеки, който има достъп до файловете, е запознат със системата. Например, можете да създадете и споделите документ, който подробно описва правилата на вашата картотека. Това ще помогне на всеки да може ефективно да използва системата за архивиране.
Стъпка 7. Подайте правилно новите елементи
Поставете файловете в шкафа въз основа на индексираните имена и азбучен ред, в зависимост от системата, която използвате. Преместете текущите файлове според нуждите, за да поставите нови файлове на правилното място.
Част 2 от 2: Справяне със специални случаи
Стъпка 1. Подайте елементи под техния значителен срок
Понякога има смисъл да се подават елементи въз основа на ключови думи, независимо от реда, в който се показват думите в заглавието или името. Това гарантира, че файлът може да бъде индексиран и локализиран с помощта на най -логичния термин. Например
„Първа банка на Чикаго“може да се индексира и да се регистрира като „Чикаго, първа банка на“. „Чикаго“е ключовият термин в тази статия, а не „Първа“или „Банка“, особено ако може да имате други артикули с подобни имена, като „Първа банка на Тулса“или „Чикагска банка и тръст“
Стъпка 2. Поръчайте имена по фамилия
Типичните стандарти за подаване препоръчват индексиране на лица по фамилия първо, тъй като фамилията се счита за значим термин.
- По този начин „Jane A. Doe“ще бъде индексирана и подадена като „Doe, Jane A.“
- Поставете заглавия (д -р, г -жа, майор и т.н.) в края. „Д -р Джейн А. Доу “, например, ще бъде индексирана и подадена като„ Доу, Джейн А., Д -р “.
- Обикновено нареждайте имената, както са написани, буква по буква. Например „MacDonald“щеше да дойде преди „McDonald“. По същия начин "D", "L", "Le", "de" и т.н. се разглеждат като част от името, а не като отделни единици. Например, поръчайте файлове „Heinlein“, „Le Guin“„L’Engle“и „Wolfe“в този ред (а НЕ като „L’Engle,„ Le Guin “,„ Heinlein “,„ Wolfe “).
- Често изключение от тези правила относно имената е, когато името на физическо лице е част от името на фирма или организация. В тези случаи третирайте името на индивида като единици в името на бизнеса. Например „Jane A. Doe Pest Control“ще бъде подадена под „J“, а НЕ ще бъде индексирана като „Doe, Jane A. Pest Control“.
Стъпка 3. Игнорирайте членове, съюзи и предлози
Членове (като „a“, „an“и „the“), съюзи (като „and“, „but“и „or“) и предлози (като „for“, „of“и „In“) обикновено се пропускат при индексиране и подаване по азбучен ред, тъй като не се считат за значими термини. Това е така, дори когато те образуват началото на името на артикула. Например:
- „Разследване на практиките за хранене на ему“ще бъде подадено под „E“за „Emu“(значимата дума в заглавието на този елемент), вместо „A“за „an“.
- „Doe and Smith Pest Control“ще бъде подадено след „Doe, Jane A.“И двете индексирани имена започват с думата „Doe“, така че преминавате към следващия важен термин във всяко („Smith“и „Jane“съответно), за да определите реда на файловете. Игнорирайте думата „и“, тъй като тя не е значима.
Стъпка 4. Третирайте съкращенията така, сякаш са написани
Когато индексирате и подавате елементи, може да срещнете съкращения като „Mfg“. (за „Производство“) или „Inc.“(за „Incorporated). По принцип трябва да индексирате и да записвате елементи така, сякаш тези съкращения са написани, а не просто като низове от букви.
Например „Jane A. Doe Mining Company“ще бъде подадена след „Jane A. Doe Mfg“
Стъпка 5. Обикновено номерата на файловете
Докато подавате елементи по азбучен ред, може да срещнете цифри в техните заглавия. Като цяло номерата на файловете обикновено, а не сякаш са изписани. Номерата се записват и преди букви.
- Например „3M Company“ще бъде подадена преди „100 Great Business Ideas“(тъй като „3“идва преди „100“).
- „Велики бизнес идеи“и „Велики бизнес лидери“ще бъдат подадени след „100 страхотни бизнес идеи“, тъй като числата са подредени преди буквите.
- Числата, които вече са изписани, се третират като думи, а не като цифри. Например, поставете елементи „100 велики бизнес лидери“, „страхотни бизнес идеи“и „двеста страхотни бизнес идеи“в този ред.
- Ако обаче служи за целите ви на подаване, можете да направите изключение и винаги да подавате цифри така, сякаш са написани.
Стъпка 6. Разберете всички специални знаци
Трябва да се вземат предвид всички символи, които не са по азбучен ред или не са цифрови, които срещате при индексиране и подаване на елементи. Какво да направите с тези знаци обаче, зависи от техния тип:
- Пунктуацията (като апострофи, точки и запетаи) обикновено се игнорира при индексиране и подаване на елементи. Например, подайте „Най -доброто кафе във Вашингтон“и „Вашингтонски държавен панаир“в този ред.
- Диакритиците се третират като съответната буква, без диакритичния знак. Например, файл „Éclair“като „Eclair“и „Über“като „Uber“. Изключение от това е, когато подавате в съответствие с азбуката на език, който използва диакритика, като в този случай трябва да следвате нормалния азбучен ред на този език.
Стъпка 7. Използвайте общото правило „нищо преди нещо“, когато е необходимо
Като цяло интервалите (включително пунктуацията и други елементи, които са пропуснати) се игнорират при подаване по азбучен ред. Въпреки това, в случаите, когато имате елементи, които започват по същия начин, използвайте интервал или правилото „нищо преди нещо“, за да определите реда на подаване.
- Например, файл „Североизточна банка“, „Североизточна производствена дейност“и „Североизточна банка“, в този ред.
- По същия начин „Doe, Jane A.“ще бъде подадена преди „Doe, Jane A., Dr.“
Стъпка 8. Разграничавайте файловете по по -подробна информация, когато е необходимо
В по -редки случаи азбучната информация не е достатъчна за определяне на реда на файловете. В тези случаи трябва да използвате допълнителна информация за индексиране и поръчване на артикули. Маркирайте тази допълнителна информация за съответните файлове, за да ви помогне да ги различите. Например:
- Ако сте имали артикули за две различни личности на име Джейн А. Доу, можете да ги поръчате по дата на раждане. По този начин файлът „Doe, Jane A. (р. 1853)“щеше да дойде пред файл „Doe, Jane A. (р. 1967).
- Можете също така да поръчате артикули според географията, когато трябва да правите разлики. Ако имате файлове за три различни банки на три различни места и всяка банка се нарича „Първа обединена банка и тръст“, можете да ги поръчате по азбучен ред в реда „Първа обединена банка и тръст (Грузия)“, „Първа обединена банка и Trust (Оклахома) “и„ First United Bank and Trust (Южна Дакота) “.
- По същия начин, ако сте имали предмети за две различни мечки или видове мечки, бихте ги разграничили допълнително въз основа на вида, географското местоположение и т.н. Например, може да имате файлове за „Мечка, Кафяво“и „Мечка, Гризли“(в този ред) или файлове на „Мечки (европейски)“и „Мечки (Северна Америка)“(в този ред).
Стъпка 9. Публикувайте изключения и специални правила
Уверете се, че всеки, който използва вашите файлове, знае за изключения от стандартните указания, които са включени във вашата система за архивиране. Това ще помогне да се гарантира, че всеки може да използва системата за архивиране правилно и ефективно.
