Как да създадете система за архивиране на офис: 8 стъпки (със снимки)

Съдържание:

Как да създадете система за архивиране на офис: 8 стъпки (със снимки)
Как да създадете система за архивиране на офис: 8 стъпки (със снимки)
Anonim

Малко неща са по-важни за безпроблемния офис от работещата система за архивиране. Независимо дали само вие имате достъп до файлове или споделяте с персонал, избраната от вас система за архивиране трябва да бъде организирана, така че всеки да може да намери това, което търси. Ако системата за архивиране е трудна за използване, ще се мотаете върху хартии от страх да не ги загубите във файловете и скоро ще имате купища документи, покриващи бюрото ви.

Стъпки

Създаване на система за архивиране на Office Стъпка 1
Създаване на система за архивиране на Office Стъпка 1

Стъпка 1. Вземете решение за система за архивиране

Каквото и да е, трябва да има смисъл, така че ще знаете точно къде се намира всеки лист хартия. Вашите опции са:

  • По азбучен ред. Тази система е най -добра, когато повечето от вашите файлове ще бъдат имена на клиенти, пациенти или клиенти.
  • Тема или категория: Повечето файлови системи са организирани по предмет или категория, което работи добре, когато е настроено правилно, но може да бъде и най -объркващото, когато не е така.
  • Числово/хронологично. Това е най -добре, когато вашите файлове се състоят главно от номерирани или датирани материали, като поръчки за покупка или разписки.
Създаване на система за архивиране на Office Стъпка 2
Създаване на система за архивиране на Office Стъпка 2

Стъпка 2. Напълнете чекмеджетата на файловете си с висящи папки

Висящите папки никога няма да бъдат премахнати, като играят ролята на притежатели на манила пликове, които ще извадите от чекмеджето.

Създаване на система за архивиране на Office Стъпка 3
Създаване на система за архивиране на Office Стъпка 3

Стъпка 3. Сортирайте документите си на купчини по категории

Ако купчината е с височина повече от един инч или два, разделете я на подкатегории. Ако купчината е твърде тънка, комбинирайте я с друга купчина и я преименувайте. Имената на купчините трябва да улеснят определянето в коя купчина влиза всеки лист хартия.

Създаване на система за архивиране на Office Стъпка 4
Създаване на система за архивиране на Office Стъпка 4

Стъпка 4. Поставете всяка купчина в манила папка и я маркирайте ясно

Най -добре е да използвате папки с раздели, които са в центъра, а не подредени, защото така файловете изглеждат по -спретнати.

Създайте система за архивиране на Office Стъпка 5
Създайте система за архивиране на Office Стъпка 5

Стъпка 5. Поставете папки с манила в висящите папки

За повечето файлове обикновените висящи папки ще работят, но за дебели файлове или файлове, които трябваше да разделите на подкатегории, използвайте папки в долната кутия. Можете да поръчате папките както искате, но повечето хора използват азбучна система на този етап.

Създайте система за архивиране на Office Стъпка 6
Създайте система за архивиране на Office Стъпка 6

Стъпка 6. Етикетирайте висящите папки със същите имена като папките манила

Поставете всички пластмасови фиксатори вляво от папката, освен ако не използвате страничен шкаф за файлове. За странични файлове, които се движат отляво надясно, когато отваряте чекмеджето, а не отпред назад, поставете разделите от дясната страна.

Създаване на система за архивиране на Office Стъпка 7
Създаване на система за архивиране на Office Стъпка 7

Стъпка 7. Поставете запас от висящи и манила папки близо до файловете, за да можете лесно да добавите папка, ако се окажете с лист хартия, който не принадлежи към съществуваща папка

Избягвайте прекалено дебели или прекалено тънки папки. Може също да искате да преименувате папки и да преразпределяте документи, ако решите, че трябва да прекатегоризирате.

Създаване на система за архивиране на Office Стъпка 8
Създаване на система за архивиране на Office Стъпка 8

Стъпка 8. В края на годината премахнете всички папки, маркирайте свежи папки с манила със същите имена на категории и ги поставете във файловете

Преминете през старите папки, за да видите дали нещо трябва да бъде прехвърлено към текущите файлове, и оставете останалото в архива си.

Съвети

Може да се изкушите да оцветите цветовете си файловете, да използвате компютъра си, за да отпечатате етикети на файлове или по друг начин да направите файловете си по-привлекателни. Когато обаче трябва да направите промяна, като например добавяне на една папка, ще бъдете недоволни, ако установите, че сте излезли от правилните цветни папки или трябва да напишете ръчно етикет на файл. Най -добре е нещата да са прости

Предупреждения

  • Никога не създавайте различни купчини за това, което не можете да категоризирате, защото всичко ще свърши там.
  • След като установите система за подаване, трябва да сте в крак с подаването. Отделяйте време всеки ден, за да вземете документи от бюрото си и да ги подадете. Устоявайте на изкушението да поставите дълбока кошница за подаване върху файловете си, защото просто ще я попълните и тя ще се превърне в друг файл.

Препоръчано: