Организирането на шкаф за документи може да бъде трудно, независимо дали става въпрос за домашен кабинет, изпълнен с платени сметки и данъчна информация, или за работен кабинет, изпълнен с изпълнени проекти и фактури. Организирайте своя шкаф за архивиране, като се отървете от старите файлове, като намерите система за архивиране, която работи за вас, и непрекъснато я поддържате.
Стъпки
Част 1 от 4: Изчистване на стари документи
Стъпка 1. Купете шкаф за картотеки, ако нямате такъв
Потърсете качествен шкаф с добър размер за вашия дом или офис в рамките на вашия бюджет. Помислете за огнеупорен и водоустойчив шкаф в случай на природни бедствия, които могат да ударят дома ви. Пакет от такива шкафове се намират в местни магазини, магазини за мебели, дърводелски магазини и молове.
Стъпка 2. Започнете да преглеждате вашите файлове
Оставете настрана всичко, което очевидно е старо или ненужно. Заделени:
- Разписки за продукти, които вече не притежавате.
- Нежелана поща
- Стари сметки за услуги, които вече не използвате
- Делови писма от стара работа
- Печат, от който вече нямате нужда
Стъпка 3. Не се страхувайте да се отървете от нещата
Докато някои документи като свидетелства за раждане и данъчна информация очевидно са важни, може да има нежелана поща или стари разписки, които изглеждат важни, но всъщност не са. Помислете за всеки документ, докато вземате решение, и помислете дали той наистина може да бъде полезен в бъдеще. Ако не бихте го пропуснали, ако изчезне за една година, вероятно е добре да го изхвърлите.
Стъпка 4. Бъдете внимателни, когато изхвърляте нещата на работа
Не забравяйте да попитате ръководителите си, преди да изхвърлите нещо, тъй като това може да е по -важно, отколкото си мислите. Вашата компания може също да има правила за това колко дълго трябва да се съхраняват нещата и как трябва да се изхвърлят.
Стъпка 5. Решете кои неща трябва да се запазят
Това обикновено зависи от това колко скорошни или полезни са те. Използвайте дискретност и помислете дали документите ще бъдат полезни или необходими в бъдеще. Ако са наистина важни, пазете ги. За данъчна информация, застрахователни записи и жизненоважни документи ги съхранявайте за следните периоди от време:
- Съхранявайте информацията за данъчна декларация в продължение на 7 години, както и всички разписки за артикули, които сте приспаднали от данъците си. IRS може да одитира всяка възвръщаемост до 6 години след подаване на данъците ви.
- Пазете застрахователни записи, ипотечни извлечения и доказателства за благотворителни дарения до три години.
- Не забравяйте да съхранявате много важни документи като свидетелства за раждане и брак, карти за социално осигуряване, титли, актове и паспорти. Пазете ги в безопасност и никога не се отървете от тях.
Стъпка 6. Разкъсайте всеки документ, който сте оставили настрана
Изхвърлянето на ненарязани документи може да остави личната ви информация изложена на всеки, който ги види. Дори и да не сте сигурни дали документът е чувствителен, най -добре е да го накъсате, тъй като може да съдържа адреси, дати на раждане или друга информация.
Стъпка 7. Разкъсайте или унищожете и цифровите носители
Много градове и фирми ще имат дни, в които местните жители или служителите могат да донесат стари дискети, компактдискове или твърди дискове за унищожаване. Те ще се уверят, че е направено правилно.
Част 2 от 4: Организиране на Вашите важни документи
Стъпка 1. Започнете да организирате останалите файлове
Преместете се на бюро или голяма маса и организирайте документите на купчини, които са логични и разумни за вас. Това ще станат вашите индивидуални файлове. Направете купчини, които ще ви помогнат да намерите точно това, което търсите. Помислете за категории за домашни шкафове като:
- Комунални услуги
- Автоматичен
- Медицински
- Домашен любимец
- Бизнес
- У дома
- Данъци
- Финанси
Стъпка 2. Попитайте колегите за съвет относно работните шкафове
Може да има конкретни фирмени конвенции за организиране на документи на работното ви място. Ако не, архивирайте хронологично или по азбучен ред. Попитайте спретнатите колеги кои системи работят най -добре за тях.
Стъпка 3. Поддържайте категориите си прости
Колкото по -конкретни получавате, толкова повече файлове ще имате, което ще означава повече безпорядък във вашия шкаф. Поддържайте основните си файлове по -общи и след това организирайте документи в тях.
Стъпка 4. Решете дали да организирате по име или дата
След като сортирате всяка хартия в правилната й купчина, започнете да ги организирате по начин, който ще улесни намирането й.
- За азбучни списъци, като марки на касови бележки, поставете елементи, започващи с А в горната част на купчината, като работите до Z.
- За хронологични документи, като дати на данъчни декларации, поставете най -новите документи в горната част на купчината, като работите за най -старите документи най -отдолу.
Стъпка 5. Поставете всеки от вашите стекове в папка
Поставете хартиите така, че документът в горната част на купчината да е в предната част на папката. Това ще запази документите в същия ред, в който сте ги организирали.
Част 3 от 4: Улесняване на намирането на файлове
Стъпка 1. Ясно маркирайте всяка папка
Уверете се, че надписът в раздела е голям, четлив и има смисъл за вас и другите във вашия офис или семейство. За допълнителна яснота използвайте създател на етикети.
Стъпка 2. Нека всяко чекмедже да притежава своя собствена категория и също така да го маркира ясно
Разделете вашите файлове между чекмеджетата по начин, който има смисъл за вас, като всяко чекмедже съдържа отделна категория. Всяка категория трябва да съдържа свързани файлове, които ще ви помогнат да намерите нещата по -лесно.
- Финансова информация, като данъчни документи, инвестиционни досиета и ипотечни отчети, може да се събере в едно чекмедже.
- Лични документи, като свидетелства за раждане, паспорти и медицински досиета, може да отидат в друго чекмедже.
- Ръководствата за инструкции за различни артикули може да са в друг.
Стъпка 3. Помислете за използване на цветни папки
Ако запазите съответния цвят в паметта, това ще улесни намирането на вашите документи. Ако вече имате папки с манила, добавете цвят към тях с маркери или цветни маркери. Цветните етикети могат да се използват по -фино за същата цел.
Стъпка 4. Използвайте вашата цветова система, за да създадете подкатегории в чекмеджетата си
Чекмедже за информационни материали, например, може да бъде разделено на папки като "Ръководства за електроника", "Ръководства за електрически инструменти" и "Ръководства за почистване на консумативи".
Стъпка 5. Променете системата си, ако няма смисъл
След месец или два употреба не се страхувайте да промените нещата, които не работят за вас. Преместете различни файлове отпред или разделете категории, които е трудно да се разграничат. Не забравяйте, че вашият шкаф за документи е система за вас и трябва да съответства на вашия работен поток.
Част 4 от 4: Поддържане на организацията
Стъпка 1. Бъдете проактивни, за да останете организирани
Обърнете незабавно внимание на пощата и документите, когато влизат, и след като се справите с тях, ги подайте веднага.
Стъпка 2. Настройте входяща поща на бюрото си в дома или офиса
Преглеждайте входящата си поща веднъж на ден. По този начин няма да загубите представа за нищо и няма да се натрупате. Подаването няма да изглежда като такава работа, а се извършва малко по малко.
Стъпка 3. Често реорганизирайте кабинета си
Препоръчва се годишна реорганизация и дори можете да я почиствате на тримесечие, ако имате голям брой файлове. Основният източник на бъркотия в шкафовете за документи са стари документи, от които вече нямате нужда, така че почистете и накъсайте старите неща, ако е необходимо.
Стъпка 4. Помислете за конвертиране на някои от вашите файлове в цифров носител
Колкото повече документи можете да съхранявате в цифров формат, толкова по -малко физически претрупвания ще имате в шкафа за документи. Добрите кандидати за сканиране включват разписки, доказателства за дарение или банкови извлечения. Някои може дори вече да са достъпни онлайн.
Стъпка 5. Направете основен документ
В документа обяснете как работи вашата картотека и къде се намират нещата. В случай на спешен или непредвиден проблем, други може да се наложи да знаят как да търсят вашите файлове.
Съвети
- Дръжте вашите шкафове за документи заключени, ако имате любопитни деца или любопитни членове на семейството.
- Ако имате проблем с отварянето на ключалката, вижте Как да изберете ключалка за шкаф за картотеки.
- Съхранявайте много чувствителни документи като свидетелства за раждане или документи за собственост в сейф или огнеупорен калъф за документи, ако се притеснявате, че шкафът за файлове не е достатъчно безопасен.
Предупреждения
- Ако живеете в земетръсна зона, закрепете шкафовете към стабилна стена. Това ще предотврати падането им върху човек или блокирането на врата по време на сеизмично събитие.
- Зареждайте файловете си внимателно. Ако горното чекмедже е пълно и чекмеджетата под него са празни, може да се преобърне.
