Хартиените файлове могат да бъдат болка, особено когато се натрупват на бюрото ви. За да се справите по -добре с бездомните си документи и разписки, опитайте да сортирате всичките си неподадени документи. След това използвайте шкаф за документи или чекмедже, за да сортирате вашите файлове в различни папки. Ако искате да премахнете изцяло служебните си проблеми, можете да качите документите си на компютър, уики или друга облачна система. С основен основен план можете по -добре да управлявате много видове файлове във вашето офис пространство!
Стъпки
Метод 1 от 3: Филтриране през вашите документи
Стъпка 1. Отделете документите, които трябва да подадете, от тези, които все още използвате
Когато започнете да организирате документите си, направете купчина за тези, които са готови за прибиране, и отделна купчина за тези, които трябва да останат на бюрото ви. Вземете организатор за хартия с 2 гнезда за бюрото си, така че документите ви да останат организирани дори след първоначалния процес на сортиране и подаване. Съхранявайте документите, които ще използвате, в 1 слот, а тези, които са готови за подаване в друг.
Стъпка 2. Изберете ден всяка седмица, за да подадете документите си
Не позволявайте кошниците с нови документи да излязат извън контрол; вместо това отделете ден или 2, за да сортирате и организирате файловете си. Ако не работите с много разписки и документи във вашето работно пространство, може да ви е необходим само 1 ден, за да свършите работата. Ако обаче работата ви включва много документи, може да искате да отделите 2-3 дни, за да подредите неорганизираните си документи.
Сортирането на вашите файлове всяка седмица прави организационния процес много по -управляем
Стъпка 3. Означете всичките си файлове с дати за изхвърляне, за да предотвратите затрупване
Преди да подадете нови документи, разгледайте внимателно датата и съдържанието на всеки файл. Ако документът се отнася до текущ проект или друг проблем, напишете „в процес на изпълнение“в горната част на файла. Ако хартията обсъжда завършен проект, маркирайте файла като „завършен“. Освен това отбележете времето, когато файлът вече не е необходим и документът може да бъде настърган или рециклиран.
Ако сканирате бързо файлове, тези нотации могат да ви помогнат да намерите правилния файл по -ефективно
Стъпка 4. Рециклирайте всички неподходящи документи, вместо да ги подавате
Не приемайте, че всеки файл заслужава място във вашия шкаф или чекмедже. Вместо това оставете настрана всички ненужни документи в кошчето за рециклиране. Ако вашите файлове съдържат лична информация, накъсайте документите, вместо да ги рециклирате.
Нарежете всички файлове с финансова информация и информация за сметката, вашия номер на социално осигуряване или други чувствителни данни
Метод 2 от 3: Избор на система за сортиране
Стъпка 1. Изберете физическо място за съхранение на вашите файлове
Проучете оформлението на вашето работно пространство и помислете коя система за архивиране би работила най -добре. Ако имате офис, голям шкаф за картотеки може да бъде добър вариант. Ако обаче имате по -малко работно пространство, тогава чекмеджето или кошчето за подаване може да има повече логичен смисъл.
- Когато купувате нова система за съхранение, опитайте се да дадете приоритет на качеството пред цената.
- Независимо от вашата система за архивиране, не забравяйте да поставите чувствителни документи в защитена папка.
Стъпка 2. Подредете документите си по дата, ако вашите файлове са чувствителни към времето
Изберете организационна система, която има най -голям смисъл за вашия бизнес или офис пространство. Ако работата ви е съсредоточена около крайни срокове, опитайте да поръчате папките си с последната дата отпред. С течение на дните продължете да добавяте нови папки и файлове в предната част на шкафа или чекмеджето.
- Можете например да имате отделни файлове за дни, седмици или месеци.
- Например, ако работите като данъчен консултант, би било логично да подадете документите на клиентите си по дата.
- Тази система работи добре за лица, работещи с чувствителни към времето материали.
Стъпка 3. Проектирайте система за сортиране, базирана на календар, ако се занимавате с хронологични файлове
Ако се занимавате с голям обем файлове в офисното си пространство, опитайте да добавите система за картотеки „гъделичкане“към вашите шкафове и чекмеджета. Подобно на календара, системата „tickler“използва 12 големи папки за представяне на всеки месец, като 28-31 подпапки придружават всяка голяма папка за всеки ден от месеца. Опитайте да използвате този метод, ако имате работа, ориентирана към дата.
- Например, ако работите за компания за износ, може да е по -лесно да сортирате файловете си по месец и дата вместо по обща категория.
- Тази система е по-добра за хора, които предпочитат конкретна цифрова организация, за разлика от цветовото кодиране.
Стъпка 4. Сортирайте файловете си по теми, ако предпочитате да категоризирате документите си
Изберете различни категории за вашите папки, след което ги подредете по уместност. Когато подреждате вашия шкаф или чекмедже, поставете папките с най -голямо значение и значение отпред. Продължете да сортирате файловете си с това предвид, за да имате лесен достъп до важни документи.
Например, ако сте финансов съветник на компания, би било по -разумно да сортирате документите си по важност и уместност, като „инвестиции“, „заплати“и „данъци“
Стъпка 5. Изберете широки имена на категории за вашите файлове
Не използвайте дълги, прекалено специфични етикети за папките си. Вместо това се опитайте да изберете общи, включително етикети, така че по -късно да не ви е трудно да сортирате нови файлове. Ако искате да създадете по -специфична система за архивиране, опитайте да добавите подпапки към по -голямата си, по -обща система за подаване.
Например „Отчети за разходи за 3 април“не би била добра категория за обща папка, тъй като е твърде конкретна. Вместо това маркирайте папката като „Отчети за разходи“, което е далеч по-отворено
Бакшиш:
Създателите на етикети са лесен и ефективен начин за категоризиране на вашите файлове.
Стъпка 6. Оцветете кодовете на вашите документи, за да създадете визуално привлекателна система
Инвестирайте в разнообразни многоцветни файлови папки и етикети. След това задайте различни категории файлове на различни цветове на папки и етикети, така че да можете да поддържате вашата система за архивиране последователна. Опитайте се да използвате същите цветове и категории във вашите шкафове и чекмеджета, за да имате достъп до различни файлове бързо и ефективно.
- Например, маркирайте жълтите си папки за кореспонденция по имейл, червени папки за формуляри, свързани с данъци, и зелени папки за заплати.
- Опитайте се да използвате цветови схеми и етикети, които лесно се запомнят. Например, зеленото може да бъде чудесен цветен етикет за финансови форми, тъй като зеленият цвят често се свързва с пари.
- Тази система е най -подходяща за изучаващи визуално.
Метод 3 от 3: Приемане на цифров подход
Стъпка 1. Сканирайте хартиените си файлове, за да ги съхранявате цифрово
Всеки път, когато добавяте нов файл в шкафа или чекмеджето си, използвайте скенер, за да качите цифрова версия на файла на компютъра си. Ако трябва да получите бърз достъп до файл, ще имате много по -бързо и по -лесно време за търсене на вашия настолен компютър, отколкото ще прелиствате през няколко папки. Ако цялата ви система за архивиране е на хартиен носител, сканирайте и качете файловете си, за да създадете дигитално архивиране.
- Не се стресирайте, ако нямате цифрова система за архивиране! Просто сканирайте и качете файловете си по 1 папка наведнъж.
- Можете също да сканирате файлове с помощта на определени приложения на телефона.
Стъпка 2. Изберете последователни имена за всичките си файлове
Изберете етикети за вашите цифрови документи, които са лесни за търсене и достъп. В идеалния случай се опитайте тези файлове да ги следват последователно, като дата или фамилия, тъй като това ще ги улесни при сортирането. Ако е необходимо, включете всички съответни местоположения, набори от данни или номера на версии в заглавията на вашите файлове.
- Не използвайте никакви специални знаци във вашите заглавия на файлове, тъй като компютрите не могат да ги обработват правилно.
- Например, маркирайте документа си като 20031124, когато се позовавате на конкретна дата, като 24 ноември 2003 г.
Стъпка 3. Сортирайте цифровите си файлове с папки и подпапки
Подобно на шкафа за картотеки, използвайте различни цифрови папки за съхранение и подреждане на сканираните ви документи. На вашия работен плот създайте и маркирайте множество папки, които се отнасят до вашите качени файлове. Ако искате да използвате по -конкретни категории, създайте няколко подпапки във всяка по -голяма папка. Продължавайте да се занимавате с цифровите си папки, докато намерите система, която работи добре за вас!
Например, ако имате папка, наречена „Данъци“, можете да създадете няколко подпапки за различни години
Стъпка 4. Качете документите си в wiki, за да имат достъп до тях множество хора
Ако вашето работно пространство е по-съвместно, създайте онлайн уики, до което вашите колеги и началници могат да имат достъп. След като влезете в уикито, използвайте секцията „кутия с инструменти“за достъп до бутона „качване на файл“. С тази функция можете да свържете вашия ново качен документ с различни хора, които вече могат да преглеждат и да имат достъп до файла.
Имайте предвид, че всеки може да редактира файлове в уики
Стъпка 5. Използвайте облачен софтуер, за да подавате документи в движение
Изтеглете приложение или друга цифрова услуга, която работи както на компютри, така и на мобилни устройства. За да запазите файловете си на 1 място, използвайте тази услуга за качване на снимки на вашите файлове, така че те да могат да се съхраняват в облачен софтуер. Докато някои софтуери са безплатни, може да се наложи да платите, за да получите повече място за съхранение.
