Всеки има важни документи - от акт за раждане до банкова информация, които иска да запази в безопасност. Въпреки че никога не искаме да мислим за лоши неща, които се случват, всички тези документи са от решаващо значение, ако има някакъв спешен случай или бедствие. За щастие съхраняването и защитата им е лесно. С някои инструменти за планиране, организация, дигитализиране и съхранение можете да съхранявате всички важни документи на сигурно място.
Стъпки
Метод 1 от 2: Защита на вашите документи
Стъпка 1. Вземете преносима, огнеупорна кутия за жизненоважни документи
Най -добрият начин да защитите важните си документи е с домашна кутия за заключване. Това препоръчва FEMA за съхранение. Вземете огнеупорна, заключваща се кутия, така че вашите документи да бъдат в безопасност при спешни случаи. Уверете се също, че кутията е лесна за носене, за да можете да вземете документите си със себе си, ако трябва да напуснете.
- Магазините за хардуер или канцеларски материали обикновено носят кутии за носене на документи. Можете да ги намерите и онлайн.
- Кутиите за заключване може да се предлагат с ключалка или комбинация от ключалки. Каквото и да изберете, не забравяйте да запазите ключа или комбинацията на сигурно място, до което можете да стигнете. Кажете на семейството си също къде да ги намерите.
- Някои хора смятат, че поставянето на документите им в сейф е най -добрият план, но няма да можете да носите голям или тежък сейф. Това означава, че можете да загубите документите си, ако трябва да напуснете дома си. Преносима кутия за заключване е много по -добър избор.
Стъпка 2. Поставете всички документи в найлонови торбички, преди да заключите кутията
Докато кутиите за заключване обикновено са водоустойчиви, може да възникнат течове, особено ако има наводнение. Тъй като водата може да съсипе важни документи, най -добре е да добавите втори слой защита. Поставете всички документи в запечатващи се найлонови торбички, преди да ги поставите в кутията.
Може също да искате да оставите кутията на високо място, например на рафт или на втори етаж, като допълнителна предпазна мярка срещу щети от наводнения
Стъпка 3. Оставете кутията за заключване на достъпно място, до което можете бързо да стигнете
Може би никога не бихте искали да мислите да напуснете дома си набързо. Ако обаче има някакъв вид извънредна ситуация като природно бедствие, не можете да губите време в търсене на вашите документи. Оставете касата си на място, до което можете лесно да стигнете, за да я вземете бързо. Това ще ви спести ценно време при спешни случаи.
- Трябва да скриете кутията малко, в случай че крадец влезе в дома ви. Поставянето му в задната част на гардероба ви трябва да е достатъчно, стига да знаете къде се намира и да можете да го получите набързо.
- Кажете и на други членове на вашето домакинство къде е кутията, в случай че трябва да напуснат бързо, когато не сте там.
Стъпка 4. Поставете етикет на кутията, така че да е лесна за идентифициране
Ако бързате или някой друг трябва да вземе кутията, уверете се, че е лесна за идентифициране. Поставете етикет върху него, казващ нещо като „Важни документи“. По този начин можете бързо да намерите и вземете кутията при спешни случаи.
Стъпка 5. Архивирайте всички важни документи с цифрови копия
Винаги е възможно физическите документи да се повредят или загубят, така че цифровото архивиране е много важно. Използвайте скенер и цифровизирайте всички документи, които съхранявате в кутията за заключване. По този начин ще имате резервни копия, ако някой от тях се повреди или загуби.
- Има и приложения за смартфони, които ви позволяват да правите снимки и да ги съхранявате като PDF файлове. Това е бърз и лесен начин за архивиране на вашите документи.
- Дигитализирането на по -малко важни документи може да бъде чудесен начин да намалите безпорядъка и в дома си. Ако се чувствате претоварени с твърде много документи, това може да ви помогне да се организирате.
Стъпка 6. Съхранявайте цифровите си копия на поне 2 защитени места
Цифровото архивиране е добро начало, но също така трябва да сте сигурни, че ги защитавате. Като цяло дръжте цифровите си файлове на поне 2 места, така че е по -малко вероятно да ги загубите. Можете да заредите файловете на сменяемо флаш устройство и да оставите това устройство в касата си, а също така да качите файловете в защитен акаунт за съхранение в облак. По този начин имате няколко начина за достъп до вашите документи при спешни случаи.
- Уверете се, че сте защитили с парола всички папки, в които съхранявате важни документи. Задайте вашите облачни файлове на частни и поставете парола върху папките на вашия компютър или флаш устройство.
- Можете също така да съхранявате флаш устройството или твърдия диск в друга кутия за заключване във вашата банка. По този начин имате цифрови копия на 2 физически места.
Метод 2 от 2: Съхраняване на правилните документи
Стъпка 1. Поставете всичките си лични документи за самоличност в преносимата кутия за заключване
В случай на бедствие ще трябва да можете да докажете своята самоличност и семейни отношения. Съхранявайте оригиналите на всичко, от което се нуждаете, за да идентифицирате себе си и семейството си в кутията за заключване.
- Документите за самоличност включват паспорт, акт за раждане, карта за социално осигуряване и зелена карта или имиграционни записи. Също така трябва да оставите копие от шофьорската си книжка или държавна лична карта.
- Ако сте служили в армията в даден момент, тогава включете и служебния си номер и записи.
- За вашите семейни отношения, включете вашите записи за брак или развод, удостоверения за раждане на деца, документи за осиновяване или попечителство над деца и записи или етикети за собственост на домашни любимци.
Стъпка 2. Съхранявайте финансовите си документи, за да докажете какво притежавате
Финансовите данни и документите за собственост са важни за възстановяване на разходите и застраховки след всякакъв вид бедствие, така че винаги ги включвайте и в касата си. Поставете хартиени записи на всичко, което притежавате, и на всичките си активи, за да можете да ги възстановите, ако има злополука и трябва да напуснете.
- Важните записи за собствеността включват акта за вашия дом, оценката на стойността на имота, правото на собственост върху колата ви и други документи за регистрация, вашето завещание и информация за банкова и пенсионна сметка. Включете също копия на всички застрахователни планове, които имате.
- Като цяло в полето трябва да има и записи за скорошни или текущи финансови задължения. Примерите включват вашите ипотечни документи, информация за заем, издръжка, издръжка на деца, записи за автоматично плащане за кабел, фитнес зали, комунални услуги или абонаменти и най -новите данъчни декларации.
- Ако наемате дома си, вместо да го притежавате, включете договора си за наем или наем.
Стъпка 3. Включете медицинските си досиета, за да не ги загубите
В случай на спешност ще ви трябват и вашите здравни и медицински досиета. Уверете се, че имате записи за имунизации и ваксини, списъци с лекарства, които приемате, списък на вашите алергии или здравословни състояния, вашата информация за здравно осигуряване, формуляри за медицинско пълномощно и информация за контакт на вашите лекари и зъболекар, за да можете да се свържете с тях, ако трябва.
- Не забравяйте да включите цялата тази информация и за други членове на вашето домакинство или семейство.
- Ако имате някакви увреждания, не забравяйте да добавите записи, които доказват това, както и всякакви документи за вашите обезщетения или обезщетения.
- Ако имате домашен любимец, включете и ветеринарни записи.
Стъпка 4. Направете снимки на всякакви ценни вещи или имоти за застрахователно покритие
Не всичко, което притежавате, може да се побере в касата ви, така че съхраняването на снимки на ценни предмети може да ви помогне, ако нещо е повредено и трябва да подадете застрахователни искове. Направете снимки на всичко ценно, което може да се повреди при инцидент. Съхранявайте физическите копия на снимките в кутията и също така качвайте цифрови копия на флаш устройство или файл за съхранение в облак.
Някои елементи, за които може да се нуждаете от покритие, включват вашия дом, кола, произведения на изкуството, колекционерски предмети или скъпа електроника
Стъпка 5. Оставете малко пари в касата за всеки случай
Ако има прекъсване на електричеството или трябва да напуснете дома си, може да нямате достъп до банковата си сметка. Оставете спешен паричен фонд от малки банкноти, не по -висок от 20 долара, само в случай, че имате нужда от пари по време на извънредна ситуация.
Въпреки че спешните парични средства са важни, не оставяйте всичките си спестявания там. Парите в банкова сметка са застраховани от FDIC, а парите в касата ви не са. По -добре оставете по -голямата част от спестяванията си в банката и съхранявайте само това, което може да ви е необходимо в брой
Стъпка 6. Използвайте заключващ се шкаф за файлове за по -малко важни документи
Всяко домакинство има много други документи, които не са от решаващо значение и не е нужно да са в касата ви. Най -добрият начин за съхранение на тези документи е с метален шкаф за файлове, който може да се заключва. Това ги поддържа защитени и организирани и не е нужно да се притеснявате да се опитвате да ги носите със себе си, ако трябва да напуснете дома си.
- Някои важни, но некритични документи включват скорошни банкови извлечения, данъчни декларации на повече от една година, училищни или работни документи, сметки за комунални услуги, извлечения от кредитни карти и важни разписки.
- Като цяло, ако сметките или извлеченията са на възраст над една година, можете да ги накъсате. Можете също така да ги дигитализирате, ако искате да водите записи без никакви бъркотии.
Съвети
- Ако предпочитате да съхранявате документите си извън дома си, можете също да наемете кутия за заключване във вашата банка. Попитайте касиер за вашите възможности.
- За да се подготвите за спешен случай, също е добра идея да съхранявате храна, вода, лекарства, фенерчета, преносимо радио и аптечка.
Предупреждения
- Ако някога възникне извънредна ситуация и трябва да напуснете дома си веднага, първо дайте приоритет на безопасността на всички. Вашите документи могат да изчакат, докато всички останали излязат.
- Не излагайте живота или безопасността си на опасност, за да запазите документите си.
