Организирането на офис файлове може да бъде трудна задача, особено ако имате големи количества файлове и документи, но не е задължително да е болезнен процес. Планирането предварително и вземането на решение за файлова система може да ви помогне да организирате вашите файлове според вашия бизнес и да гарантирате, че ще намерите важни документи по -ефективно. След като файловете ви са в добро състояние, тогава трябва да се придържате към последователна система, за да поддържате файловете си по този начин.
Стъпки
Метод 1 от 3: Разработване на система
Стъпка 1. Създайте категории файлове
Първото нещо, което трябва да направите, ако искате да организирате файловете си, е да решите кои основни категории ще използвате за сортиране. Различните видове офиси ще имат различни видове категории, но общата система е една и съща. Трябва да измислите система, която сортира вашите файлове по смислен начин.
Например, ако работите в адвокатска кантора и трябва да организирате клиентски файлове, можете да сортирате по общи типове дела: съдебни, завещателни, корпоративни, административни и други
Стъпка 2. Настройте подкатегории
Във всяка отделна категория можете да станете по -конкретни, като разработите списък с подкатегории. Всеки отделен лист хартия, който трябва да бъде подаден, може да бъде дефиниран чрез два термина - общата категория и след това подкатегорията.
Например, ако създавате система за регистриране на финансови въпроси, може да имате обща категория „Изходящи плащания“и след това да настроите подкатегории доставчици, доставчици, услуги, професионалисти и административни разходи
Стъпка 3. Използвайте система за цветно кодиране
Това звучи просто, но може да бъде много ефективен начин да организирате файловете си за бърз достъп. Решете колко различни категории ще имате във вашата картотека и след това използвайте толкова много различни цветни папки.
Вместо да използвате напълно оцветени папки, можете да използвате обикновени папки с манила и да получите цветни стикери. След това можете да залепите стикерите в горния раздел, на ръба на папката или и двете за по -голяма видимост
Стъпка 4. Маркирайте файловете с етикет
Всеки файл във вашия офис вече има ясно място да бъде. Трябва да напишете етикета в раздела на всяка папка ясно и спретнато, за да знаете къде му е мястото. Етикетът на всяка отделна папка трябва да започва с общата категория и след това да бъде последвана от конкретната подкатегория. Например папка, съдържаща записи на плащания към вашите доставчици, ще има етикет „Изходящи плащания / доставчици“.
- Етикетите на всеки файл трябва да бъдат отпечатани възможно най -спретнато и последователно. Много лесно можете да закупите софтуерни пакети, които ще ви позволят да форматирате етикети, така че да можете да ги въвеждате и отпечатвате с помощта на компютъра си.
- Ако отпечатвате етикетите си с компютъра, трябва да използвате постоянен размер и стил на шрифта. Ако печатате на ръка, трябва да се опитате да бъдете последователни и възможно най -спретнати.
Стъпка 5. Сортирайте файловете по азбучен ред
Когато вашата система за архивиране е създадена и сте създали всичките си папки, след това ги подредете. Трябва да сортирате общите папки по азбучен ред. Във всяка обща папка всички подкатегории също трябва да бъдат сортирани по азбучен ред.
Можете да изберете да сортирате някаква информация по дата, а не по етикет на тема. Ако е така, тогава ще трябва сами да решите дали има повече смисъл да сортирате файловете си с най -новите елементи отпред и да преминете към най -старите или обратно
Стъпка 6. Оставете няколко сантиметра пространство във всяко чекмедже за картотеки
Когато създавате вашата система за архивиране, трябва да оставите място за нарастване на файловете. С течение на времето несъмнено ще получите още документи, които да добавите към всяка папка. Оставете място за разширяване на вашите файлове. В противен случай по -късно ще имате трудната задача да преместите цели секции или чекмеджета за файлове, за да освободите място.
Метод 2 от 3: Сортиране на подредени файлове
Стъпка 1. Съберете всички материали, които се нуждаят от подаване
Ако започвате с колекция от документи, които не са организирани и са в безпорядък, ще трябва да започнете, като съберете документите заедно. Намерете работно място и съберете всичко в една купчина. След това ще можете да работите върху организирането.
Стъпка 2. Разделете документите в две групи за „действие“и „подаване“
”Като първа стъпка трябва да направите папка или купчина за всичко, което се нуждае от незабавни действия. Тези документи не трябва да се подават, или може да не си спомните да свършите работата, която трябва да свършите. Оставете тази папка „действие“настрана, за да бъде адресирана скоро. След това продължете с подаването на останалите документи.
Организирайте файла „действие“. Документите, които трябва да бъдат разгледани незабавно, трябва да бъдат сортирани в по -малки групи въз основа на работата, която трябва да свършите. Например, настройте такива подкатегории като обаждане, писане, доставка и плащане
ЕКСПЕРТЕН СЪВЕТ
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist Ashley Moon is the Founder and CEO of Creatively Neat, a virtual organizing and life coaching business based in Los Angeles, California. In addition to helping people organize their best life, she has a fabulous team of organizers ready to de-clutter your home or business. Ashley hosts workshops and speaking engagements at various venues and festivals. She has trained with Coach Approach and Heart Core for organizing and business coaching respectively. She has an MA in Human Development and Social Change from Pacific Oaks College.
Ashley Moon, MA
Organizational Specialist
Our Expert Agrees:
Sort your papers by what needs action straight away, like bills or forms to fill out, and what doesn't require action but might in the future, like tax forms and other legal documents. The middle category of papers is those you pull out as needed, like manuals and directories. Sort the files into a drawer based on which type of action they need, placing the immediate response papers in front.
Стъпка 3. Вземете веднъж всяка хартия
Докато преглеждате хлабавите документи, които подавате, вземайте решения за всеки от тях, докато го преглеждате. Вземете хартията, прочетете я, решете към коя категория и подкатегория тя принадлежи във вашата картотека и я приберете. Работата по този начин ще ви помогне с последователността във вашите документи и ще ви помогне да спестите време, като се занимавате с всеки елемент само веднъж.
Докато преглеждате всеки елемент, трябва да определите дали дори трябва да го запазите. Ако хартията е нещо, което вече е било разгледано и не е нещо, което трябва да съхранявате като запис, тогава помислете да го изхвърлите, вместо да го подадете
Стъпка 4. Разгънете всеки елемент
Повечето от документите, които имате, вероятно са дошли в кореспонденция и е вероятно да бъдат в пликове и сгънати. Извадете хартиите от пликовете им, отворете ги плоски и след това подайте. Подаването на всяка хартия по този начин помага на папките ви да се поберат еднакво в чекмеджето за файлове, без да се издуват там, където сгънатите хартии се подреждат.
- Решете дали трябва да запазите пликове. В повечето случаи пликовете са ненужни и могат да бъдат изхвърлени. Ако обаче смятате, че може да се нуждаете от доказателство за доставка или доказателство за пощенска марка, тогава трябва да прикрепите плика към хартиите и да ги държите заедно.
- Няколко хартии трябва да бъдат скрепени заедно. Това ще предотврати разделянето или загубата на нещата. Телбодът е за предпочитане пред кламери, защото (а) те се вписват по -равномерно във файловете и (б) нямат проблем да се изплъзнат.
Метод 3 от 3: Поддържане на вашите файлове
Стъпка 1. Използвайте кошницата „To File“
Когато нова кореспонденция влезе в офиса ви или когато се създадат нови документи, може да не успеете да я подадете веднага. Трябва да поставите всичко, което трябва да бъде подадено, на едно място, за да бъде подадено, когато имате възможност. Кошница на бюрото ви, означена с „Досие“, е добър начин да оставите тези документи настрана, докато не сте готови.
Стъпка 2. Определете последователно време за работа по подаването
Ако можете, планирайте постоянно време всеки ден или седмица, в което можете да работите по подаването на нови документи. Ако правите подаването редовно част от рутината си, е по -вероятно да продължите с него.
- Например, можете да отделите последните половин час от всеки ден, за да подадете документите за деня. Ако това не е достатъчно време, тогава можете да опитате да подадете документите си два пъти на ден, точно преди да отидете на обяд и след това точно преди да тръгнете за деня.
- Ключът към успеха е последователност и повторение.
Стъпка 3. Уверете се, че другите с достъп до файловете разбират системата
Ако вие сте единственият човек, който използва вашите файлове, тогава лесно бихте могли да поддържате реда, който сте създали. Ако обаче други хора трябва да използват документите във вашите файлове, трябва да се уверите, че те разбират - и следват - системата, която сте създали. Наличието на система за картотекиране не е полезно, ако документите се объркат неправилно и се поставят в неправилни папки.
Ако може да е по -ефективно и по -ефективно, ако предложите да получите всичко, от което някой друг във вашия офис може да се нуждае, и след това го помолете да ви върне всичко директно на вас. Тогава можете да сте сигурни, че всичко се презарежда правилно
Стъпка 4. Пазете жизненоважни документи на сигурно място
Може да се наложи някои специални материали да се съхраняват на отделни, специални места. Например, някои документи може да се наложи да се съхраняват в сейф или в огнеупорна кутия за заключване. Може дори да се наложи да съхранявате някои материали извън обекта, в банков сейф или в адвокатския офис на вашата компания.
Стъпка 5. Редовно преглеждайте файловете си
Най -малко веднъж годишно или по -често, ако е необходимо, трябва да отделите малко време за преглед на вашите файлове. Целта на този преглед е да се реши дали има хартии или цели папки, които могат да бъдат изхвърлени или може би преместени в хранилище извън обекта. Ако нещо никога повече няма да е необходимо, трябва да го изхвърлите. Ако това е нещо, което не очаквате да използвате редовно, но може да се наложи да го съхранявате, трябва да го изпратите в хранилището.
