Когато бюрото ви е объркано, това може да направи много по -трудно да се грижите за нещата, които трябва да свършите. Електронните устройства се натрупват, хартиите се разхвърлят навсякъде и целият работен плот е осеян с неизползвани предмети, които просто пречат. С няколко нови инструмента и малко организационно разбиране обаче можете напълно да промените оформлението на офис бюрото си с нова конфигурация, която насърчава ефективността и премахва разстройствата. Ключът се крие в правилното използване на пространството, с което разполагате, и създаването на ново пространство там, където имате най -голяма нужда.
Стъпки
Метод 1 от 3: Намаляване на бъркотията
Стъпка 1. Изхвърлете боклука и ненужните предмети
Пристъпете към пълна чистка от всички досадни, външни или неподходящи предмети, които струпват бюрото ви. Това включва остарели документи, нежелана поща, празни кутии и стари или неизползвани офис консумативи, както и по-очевидни затрупвания като пакети с храни.
- Докато почиствате бюрото си, се отървете от толкова неща, без които можете. Колкото повече изхвърляте, толкова повече място ще ви остане, за да свършите истинска работа.
- Поставете кошница за боклук до бюрото си, така че боклукът да не се натрупва.
Стъпка 2. Решете какво трябва да остане на вашия работен плот и какво не
Сортирайте останалите елементи в групи според тяхното значение за работата ви и колко често ги използвате. Консумативите, които използвате всеки ден, могат да бъдат подредени в разумни органайзери за настолни компютри или да се хвърлят в чекмеджетата наблизо, докато несъществените предмети трябва да бъдат преместени на място извън пътя или изхвърлени изцяло.
- Ако сте затруднени как най -добре да продължите, започнете, като класирате работните си материали от 1 до 4 по отношение на тяхната непосредственост. Елементите, получили класиране 1, могат да останат на работния плот; артикулите с класиране 2 могат да отидат в чекмеджетата; тези с 3 трябва да бъдат поставени в отделни организатори, а тези с 4 могат да бъдат поставени в хранилище.
- За да увеличите цялостното си пространство, трябва да създадете по -фокусиран, минималистичен подход към видовете неща, които държите около себе си.
Стъпка 3. Намалете размера на по -модерните мебели
Може да имате предмети на бюрото си, които смятате за съществени, които въпреки това заемат повече от справедливия им дял в работното пространство. Преоценете обемисти, обемисти или обекти с необичайна форма и вижте дали си струва да ги замените с по-малки, по-ефективни за пространството версии. Например, може да успеете да проследите по -компактен източник на светлина, за да заемете мястото на остаряла, извънгабаритна настолна лампа.
- Това ще ви даде удобно извинение да пазарувате малко-видовете офис продукти, продавани днес, обикновено са по-малки и по-елегантни в сравнение с по-старите им колеги.
- Потърсете артикули, които имат многократна употреба, като например количка за принтер, която служи и като шкаф за документи, или табелка с имена, която също съдържа химикалки.
Стъпка 4. Намалете личните вещи
Въпреки че може да е добре за морала ви да запазите няколко снимки на децата си или различни поп културни умения около работното си пространство, твърде много от тези обекти започват да консумират ценно пространство на бюрото. Те също така лесно могат да се разсейват, тъй като ще се изкушите да спрете и да им се възхищавате през целия ден.
- Ограничете личните си вещи до шепа малки предмети, като например рамкиран портрет на семейното куче или гарфилд Гарфийлд.
- Посъветвайте се с указанията за декориране на вашия работодател, за да добиете представа колко е добре да запазите.
Стъпка 5. Оставете достатъчно място за работа
Централната част на бюрото ви трябва да бъде запазена за вашия компютър или важни документи. Отделете малка площ от едната страна на бюрото и я използвайте за попълване на документите. Дайте си достатъчно място за лакти, за да не се чувствате задушени, докато се грижите за ежедневните задачи.
Избягвайте да оставяте други предмети да се носят в пространството, което сте отделили за основните си функции
Метод 2 от 3: Оползотворяване на вашето пространство за съхранение най -добре
Стъпка 1. Използвайте чекмеджетата си
Поставете основните си консумативи и най -често използваните предмети в най -горните чекмеджета, така че да са ви под ръка. Това включва неща като прибори за писане, пликове, важни формуляри и папки с файлове. Запазете долните чекмеджета за резервни материали, справочни материали и документи, които трябва да разглеждате само от време на време. Отделете малко повече време, за да организирате съдържанието на чекмеджетата на бюрото си, така че да знаете точно къде се намира всичко, когато имате нужда от него.
- Запасете се с копирна хартия, пълнители на принтерни касети, химикалки с мастило, телбод и други предмети, през които сте склонни да преминете бързо, за да създадете готов кеш с консумативи.
- Чекмеджетата са особено застрашени зони за претрупване. Преглеждайте чекмеджетата си на всеки няколко седмици и се отървете от всичко, от което нямате нужда, което пречи на ефективността на оформлението на бюрото ви.
Стъпка 2. Инвестирайте в организатор на чекмеджета
Цялото пространство на чекмеджетата в света няма да ви помогне, ако самите чекмеджета са объркана каша. Спрете просто да хвърляте неща в бюрото си и вместо това използвайте отделен организатор на чекмеджета, който върши работата по сортирането и съхраняването вместо вас. Специализираните организатори ще се оказват полезни ден след ден, тъй като ви позволяват да отделяте вашите доставки, както сметнете за добре, като ги държите заедно на едно място.
- Етикетирайте различните отделения на организатора на чекмеджетата си, така че съдържанието му да може да бъде идентифицирано незабавно.
- За особено големи или пълни бюра, опитайте да работите с множество организатори с различни размери и конфигурации, които са благоприятни за проследяване на вашите доставки.
Стъпка 3. Имайте специално място за електронни устройства
Ако вашият лаптоп, таблет или смартфон играят неразделна роля в работата ви, не се колебайте да ги изоставите, но ги изолирайте в единия ъгъл или в специално чекмедже. По този начин те няма да се разпръснат върху работния плот. Опитайте се да не разчитате на твърде много устройства наведнъж, тъй като те могат бързо да се превърнат в утежняване, а не в помощ.
- Настройте „станция за зареждане“близо до контакт или електрическа лента, където вашите устройства могат да останат включени и готови за употреба.
- По принцип е най -добре да използвате цифровите си устройства само когато са строго необходими. Електрониката също допринася за много психически безпорядък.
Стъпка 4. Дръжте чантите и куфарчетата настрана
Раници, портмонета, чанти за лаптопи, кутии за обяд и други носители са обемисти и заемат много място, така че няма смисъл да покривате бюрото си с тях. Приберете тези аксесоари на друго място, за предпочитане до или под бюрото ви, където те ще бъдат достъпни, без да са пречка. Опитайте се да опаковате най -необходимото си във възможно най -малко торби по пътя към работа всеки ден.
- Възползвайте се от шкафчета или стаи за почивка за съхранение на лични вещи, ако вашата компания ги предлага.
- Когато съхранявате по -големи аксесоари на нивото на пода, опитайте се да не пречите на съществуващото пространство за ходене.
Метод 3 от 3: Въвеждане на нови инструменти и ресурси
Стъпка 1. Инвестирайте в тава за хартия
Ако все още не използвате тава за хартия, пропускате както решаващо пространство на бюрото, така и безценен инструмент за организиране. Тавите за хартия разполагат с множество нива, които можете да използвате, за да разделите вашите входящи, изходящи и в процес на работа документи, което значително ще опрости вашия работен поток. Това означава, че никога повече няма да ви се налага да ровите из купчина разхвърлени хартии.
- Помислете за внедряване на две отделни тави: една за текуща работа и една за файлове, които не ви трябват, но все още не са архивирани.
- Можете също да използвате тава за хартия, за да сортирате и отговаряте на поща без отговор, която се трупа.
Стъпка 2. Подайте документи в кутии
Документи, които не ви трябват ежедневно, могат да бъдат поръчани, телбодени или поставени в папки с манила и прибрани в етикетирани кутии за съхранение. След това можете да намерите място за тези кутии около бюрото или офиса си или в посоченото от вашата компания място за съхранение на документи.
- Кутиите за съхранение ще предпазват важни документи от повреда, разливи и случайно поставяне или изхвърляне.
- Уверете се, че всички кутии са правилно етикетирани и систематично подавани.
Стъпка 3. Дръжте вашите прибори за писане на едно място
За да предотвратите изчезването на хлабави химикалки, моливи и маркиращи елементи на дъното на чекмеджето за боклуци, сглобете ги и ги групирайте заедно в тава или органайзер за чаши. Направете дом за организатора някъде на работния плот, така че винаги да имате под ръка прибори за писане.
- Изхвърлете всички съдове, които са счупени, изсъхнали или нямат капачка.
- Не забравяйте да съхранявате няколко резервни пакета химикалки и маркери в долното чекмедже, в случай че се изчерпите.
Стъпка 4. Закачете наблизо малка дъска за обяви
Можете да използвате обикновена табла с коркови табла, за да подреждате известия, да залепвате напомняния след него и да държите спешни документи на видно място. Ако имате офис за себе си, монтирайте таблото за обяви на стената някъде видимо. Ако работите в споделено пространство, опитайте да го монтирате към разделител на кабината или дори отстрани на бюрото.
- Таблата за обяви са изключително ефективни в пространството, тъй като ви позволяват да премахвате изцяло обекти от бюрото си.
- Публикуването на лични снимки или декорации на таблото за обяви ще освободи място на работния плот за по -важни елементи.
Съвети
- Преглеждайте и почиствайте, почиствайте и реорганизирайте бюрото си на всеки няколко седмици. Няма смисъл да създавате нова система за поддържане на нещата си в ред, ако не се придържате към нея.
- Обърнете внимание на нормалния си работен процес и продължете да рационализирате оформлението и конфигурацията на бюрото си. Ефективната организация е непрекъснато усилие.
- Винаги изхвърляйте боклука веднага. Колкото по -дълго чакате да го изхвърлите, толкова по -голяма е вероятността да го оставите непроверен.
- Ако работите в споделено пространство, вижте дали колегите ви биха желали да си сътрудничат при измислянето на спестяващи място организационни мерки и решения за съхранение.
